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                      企業流程管理實踐的創新方法——沙盤演練
                      信息來源:網絡   發布時間:2014-3-14   瀏覽:

                            沙盤演練又叫沙盤模擬、沙盤推演,源自西方軍事上的戰爭沙盤模擬推演。流程沙盤演練是指針對新設計、新優化的流程,召集流程所涉及的部門與崗位成員,對流程中牽涉的表單進行模擬操作與流轉,對流程各節點的操作時長進行討論明確,最后做到新流程簡潔、優化、真實、可操作。推演中很容易發現跨部門的協作問題,并能通過現場集中討論得到迅速解決,所以沙盤推演是目前較為常用的咨詢方法。延展咨詢成功將“沙盤演練”應用到勝利油田流程梳理項目中,本文以“勘探開發工程監督管理流程”沙盤推演為實例,簡單介紹流程沙盤演練的過程。


                          為驗證流程是否能夠實現“體現一體化監督管理思路,發揮監督中心監督職能,對勘探開發工程的質量、進度等進行有效控制,確保施工過程符合設計標準、施工效果滿足合同要求,提高工程施工質量”的設計目標,項目組將對勘探開發工程監督管理流程24個節點中可模擬運行的11個業務管理環節實施流程沙盤推演。

                           項目組從項目挑選要求、表單及單據、項目資料、人員四個方面明確了事先進行準備的事宜,特別注意被挑選作為沙盤演練對象的項目需覆蓋流程涉及業務的全過程。如區分勘探、開發井,覆蓋探井、鉆井、測井、錄井、試油工程施工作業的全過程監督,已完井且資料齊全。


                          演練開始時,主持人先按照流程宣貫的標準方式,對所設計的流程總圖進行介紹,現場告知參與沙盤推演的相關部門演練的檢驗要點及標準:


                          1、流程節點銜接順暢,銜接能到具體崗位;


                          2、工作依據可獲得,來源清晰明確;


                          3、業務單據完整,信息項可準確填寫。


                          后續進入業務現場串接演練環節,主持人按照事先設計的業務情景按照流程節點依次進行說明。之后,該流程節點的主責部門針對業務細節進行補充說明,各參與部門針對每個流程節點現場進行討論,記錄員負責做現場問題記錄。最后,由評判人員(各部門領導及經營管理部領導)進行總結。演練結果如下:


                          1、明確、規范流程各環節表單模板:

                       如:“下達監督委托書環節中,無論勘探井還是開發井,建設管理方都需下達勘探開發單項工程監督委托書給監督中心;監督實施環節中,監督中心需制定駐地監督日志和巡回監督報告模板,監督信息納入油田數據中心并實現與建設管理方、建設實施方實時共享;組織監督考核評價環節中,建設管理方需設計并出具勘探開發工程監督考核評價報告”等。


                          需要完善模板的已由相關部門在沙盤演練后一周內設計、完善,并由相關部門會簽認可意見。


                          2、明確流程時間節點要求:

                          如:“建設實施方至少需要在開工前48小時下達監督委托書;監督中心在接到監督委托書后24小時內確定單項工程監督方案,施工方同時進行工程開工準備”等。


                          3、現場討論明確解決8個細節問題,各相關部門對流程設計達成一致意見,經評判人員認定后,模擬運行驗證通過。


                          流程沙盤演練根據所設計的業務流程為主線,設想并模擬出各種情況下的業務場景,并以跨部門現場討論的方式發現問題、解決問題從而優化流程,保證流程可執行。


                          通過沙盤演練現場的交流、討論甚至爭論,以及對實際業務過程中的真實表單、數據的共同研讀、分析,預先考慮了在業務過程中各種可能存在的特殊情況,及時處理異議。


                          沙盤演練過程模擬到某部門的具體崗位,其中涉及的表單均有明確來源、傳遞方式、時間要求,這為流程E化落地提供便利,它保證了系統設計的合理性,避免方案設計無法考慮周全的情況。

                       

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