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                      高效的時間管理
                      信息來源:網絡   發布時間:2015-2-3   瀏覽:

                           事業上的成功離不開高效的時間管理。高效的時間管理可以讓企業提高工作效率,減少管理成本,在規定時間內完成超額的任務。高效的時間管理可以讓自己掌握正確的時間管理技巧,制定適合自己的時間管理計劃,擁有充分的個人休閑時間。    

                          要想能夠真正地了解時間并且管理“時間”,我們有必要對時間的本質有深刻的認識,首先讓我們先了解時間的四項獨特性:     

                          (1)供給毫無彈性:時間的供給量是固定不變的,在任何情況下不會增加、也不會減少,每天都是24 小時,所以我們無法開源。     

                          (2)無法蓄積:時間不象人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意,我們都必須消費時間,所以我們無法節流。    

                          (3)無法取代:任何一項活動都有賴于時間的堆砌,這就是說,時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此,時間是無法取代的。     

                          (4)無法失而復得:時間無法象失物一樣失而復得。它一旦喪失,則會永遠喪失。花費了金錢,尚可賺回,但倘若揮霍了時間,任何人都無力挽回。     

                          什么是時間管理,“時間管理”所探索的是如何減少時間浪費,以便有效地完成既定目標。由于時間所具備的四個獨特性,所以時間管理的對象不是“時間”,它是指面對時間而進行的“自管理者管理”。所謂“時間的浪費”,是指對目標毫無貢獻的時間消耗。所謂“自管理者管理”——你必須拋棄陋習,引進新的工作方式和生活習慣,包括要訂立目標、妥善計劃、分配時間、權衡輕重和權力下放,加上自我約束、持之以恒才可提高效率,事半功倍。以下具體介紹了幾種時間管理方法。     

                          1.積極利用情緒良好的時段,以提高工作效率。 

                          想做某一件事情,但是懶于動手,這種所謂"缺少干勁"的狀態,相信每一個人都曾經有這種經驗。有一些人說,遇到這種“沒勁”的場合,只要自己勉強干上三十分鐘到一個小時,注意力就會慢慢地產生,效率也會逐漸地提高。不過采取這種做法,在到達“干勁十足”以前的三十分鐘乃至一小時之間,工作效率會很差。因為勉強工作,你在精神方面免不了會感覺到痛苦。基于此,絕對不能稱之為良策。以你來說,遇到“不起勁”時,就會立刻把手邊的工作置于一旁,再從“非做不可的工作”之中,找出自己最喜歡的工作,立刻著手去做。因為是自己喜歡的工作,自然就會產生工作熱情,效率自然也會提高。總而言之,一開始就制造“有勁”的狀態,然后再著手于你感到“不想做的事情”。如此,你就不會感到它像先前一般,叫人很難做下去。    

                          2.為了提高效率,不妨在接近限期時,仍然做別的工作。 

                          很多人都認為,只要耗費時間工作總能夠完成任務,實際上不見得完全如此。時間太充足的話,勢必將在無關緊要之處多耗費時間,做起事來拖拖拉拉,缺乏一份緊張感。對自己來說,除非接近限期,否則都是先做別的工作。只有到了“不做將會來不及”時,才著手做本份工作。處于這種情況時,由于限期將至,效率會有很大的提高。管理者稱之為“期限屆滿的效果”。     

                          3.感到效率直線下降時,應該“積極的休息”。 

                          上午工作的狀態一般來說都不會太差,但是到了下午,由于疲勞的累積,工作效率將逐漸下降。遇到這種情況,適度的休息是必要的。與其驅使渾渾沌沌的頭腦“長期作戰”,不如以適當的休息幾分鐘,使精神恢復清爽后繼續投入工作,如此才能提高工作效率。    

                          4.發生麻煩時,先讓精神放松一下,然后再開始工作。 

                          管理者使精神轉為輕松,不僅僅是對疲勞有效。比如做錯了事,被上司批評,顧客抱怨發牢騷時,將有很長時間叫你感到苦惱。心中感到苦惱時,即使勉強地工作,效率也不會提高。這時不妨讓自己放松一下,想到遇到問題首先是必須解決問題,再以一種積極的心態投入工作。 

                          也可以投入單純的工作,如此內心就會逐漸地風平浪靜,新的干勁也會跟著產生了。比如整理資料、整理雜記本都很不錯。    

                          5.利用六分鐘為一單位的行動記錄表,就可以發現“看不到的時間”。 

                          常常聽到周圍的人老是把“沒有時間……”這一句話掛在嘴邊。有些人為了爭取更多的時間,甚至削減自己的睡眠時間。以長遠的眼光來看,縮短睡眠時間將在效率方面帶來負面的作用。與其這樣做,不如重估一下自己使用時間的方法,提醒各位管理者,不妨書寫一下自己的行動記錄,即記下幾點幾分到幾點幾分做了些什么?以辦公室來說,全體職員都使用“時間分析單”(以每六分鐘為一單位,記錄各人的工作。)提議以六分鐘為單位,是因它為一小時的十分之一,即等于零點一小時,合計起來比較簡單方便。實際地做這種記錄的話,就可以獲得許多的信息,對于提高工作效率、有效地利用時間以及休息的計算方面都非常有幫助。    

                          6.對于感到厭惡的工作,可準備“成功報酬”給自己或家人,以激發干勁。 

                          人類對自己喜歡的工作,可以長久的集中精力。反之,如果是自己厭惡的工作,僅僅數分鐘就會感到痛苦異常。有時實在提不起勁,甚至想半途而廢。但是,工作豈能說不做就不做?大多數的人在責任感和緊迫感的驅使下,勉強的做下去。然而,在強迫之下做事,效率是絕對不可能提高的,只能應付的拖延下去而已。于是,管理者就挖空心思,想起這個問題“如何使苦差事在比較快樂的氣氛下進行呢……”,但是,工作的內容往往很少能夠改變,至于所謂的"快樂",只好由自己來制造。想來又想去,管理學家認為單純而最有效的方法,莫過于準備一份“成功報酬”,告訴自己做完工作,就能立刻去做“某某事”。這里所謂的“某某事”,只要是任何對你有吸引力的東西都行。例如,寫完了這份報告書,就可以跟女朋友去逛街上館子,或者去看哪部一直想看的電影。如果是短時間內就能完成的事,就告訴自己,做完這項工作,立刻去喝一杯香醇的咖啡。相信很多人都有這種經歷,那就是在學生時代,父母對你說“這一次考試的成績很好的話,就買那件你想要的東西送給你。”為了得到夢寐以求的東西,對于自己厭惡的科目,你會狠下功夫。管理學家所說的”成功報酬”原理跟這件事相同。    

                          7.只要把日常的工作“格式化”,就可以防止工作的錯誤與疏忽。 

                          為了使工作有效率的進行,最好把各種工作“格式化”,即把來自經驗的訣竅“格式化”。如此,不管在何時何地,任何人都可以采取最好的方法,在沒有錯誤的情況下開始工作。對于這種工作的格式化,有些公司已經開始實施,不過對成為格式化對象者,幾乎都是高度或者復雜的工作。在日常生活里面,管理者認為可以大幅度的活用“格式化”。實際上,由于工作的訣竅不明了,而引起錯誤及疏忽者,不僅限于專業工作,就是日常的工作也不能例外。例如你在辦公室時,委托別人替你聽電話,并且抄錄電話的內容。如果抄錄的內容,還是不能使你弄清楚對方之意的話,你就得去請教抄錄者。諸如此類,如果在一天里發生幾次的話,時間的損失就很驚人了。遇到這種情形,就算責備抄錄者也不能解決問題。如果事前就規定抄錄電話的格式,那就不可能發生錯誤。在管理者的辦公室里,從專業的審查書類的寫法,到電話的應答,郵件的處理等日常業務,都規定處理的格式,而且全部的工作人員都懂得其中訣竅。每次有新職員進入公司,都必須弄懂所謂的"格式"。在決定“格式”之際,有一件事必須特別注意,那就是不能一開始就期待“完整”。不管期待如何的完整,仍然會發生意外的事情。因此必須在這種心理下規定”格式”,再經過實際運用后,不斷地添加內容。     

                          經過如此的過程,才能夠完成”活的格式”。對于所謂的”格式”,不妨加入一些小小的信息。以書寫格式來說,不妨提出該書類必須走的路程、所需時間、受理窗口的號碼、公休日和何時最不擁擠等。這些乍看之下,似乎不重要的信息是否被加入,其效果將有天壤之別。有些人由于忽略了這種小信息,而白跑了一趟,以致大幅度地浪費時間與精力。這種格式,恰如指示到達目的地的一幅地圖。看到這幅地圖的人,為了能夠利用最短距離,走到目的地,必須加入適當的信息。     

                          8.對于千篇一律的工作,只要懷疑以前的做法,就可以提高效率。 

                          很多人以抱怨的口吻說:"到公司上班,每次都做千篇一律的工作,實在叫人感到厭倦……。"的確,每天都依照上司的命令做事,很難以叫人產生干勁。不過,對于這種千篇一律的工作,只要不盲從以往的做法,自己想出一些點子的話,就能夠使你感到趣味盎然。       

                          9.知道自己能夠集中精力的限度,即可把它利用于提高效率。 

                          不管干勁如何的充足,人們能夠集中精力做一件事的時間,總是有限度的。如果無視于這一點,只一心一意地面對桌子坐著,仍然不能提高工作效率,反而會使它不斷的降低。你最好弄清楚自己能夠集中精力的時間,再配合工作,把工作分成幾節進行,如此效果比較好。一般來說,一個人能集中精力做一件事的時間,大約為九十分鐘。正因為如此,大學的課堂,電影的放映時間都被設定于九十分鐘前后。不過,電影的放映時間都被設定于九十分鐘則后。不過,這并非鐵則,仍然有個人差異。同時,根據工作的內容,能夠集中精神的時間也不一樣。不管是什么人,只要是自己感到興趣的事情,集中精神兩、三小時根本就不成問題。如果窗外有煩人的噪音,則能夠集中精神的時間也會縮短。集中精神這一件事,往往會受到環境的左右。把這些現象聯想起來,當可判斷,能集中精神的時間的確有個限度。因此,最重要的一件事情,是從經驗中,找出最適合于自己的集中精神時間。一旦獲知并把握自己能集中精神的時間,那就能夠找出提高工作效率的方法。如果你認為自己集中精神的限度為六十分鐘,那就全力投入于六十分鐘的工作。做滿了六十分鐘的工作,休息一會兒,使自己輕松一下,再集中精神另做六十分鐘的工作。如此的話,工作效率也會在無形中提高。或者改變工作的內容也不錯。譬如做好一段校對的工作之后,改成會客,如此,即可使精神為之一振。一提起工作,有些人以為必須整天面對著桌子進行。事實上并非如此,不時的管理自己,提高效率,這才是真正的工作。     

                          10.使用"進度表"把必須做的事"視覺化",如此就能用眼睛體會到成就感。 

                          工作必須長期地延續下去,那就必須知道目前完成了多少?還剩下多少?如果不能確實地把握的話,將陷入不安之地,工作效率也無法提高。因此,必須實現的目標越大,越能夠客觀的確認其進行狀況。為了做到這一點,必須把它"視覺化"。對你來說,遇到報考大學,參加政府舉辦的考試時,都以自制"進度表"的方式,使目標的完成"視覺化"。在一張紙上畫了細小的格子,格子的橫面寫著完成目標必須做的事情,每當完成一件事情,就使用紅筆把該格子涂掉。    

                          這樣做的話,就可以一目了然的看出,自己正處于起點與目標之間的那一點。對于下一步應該做什么才能胸有成竹,不至于感到茫然。在這種情況下,工作自然能夠很有效率地開展下去。而且,涂掉一個格子所產生的成就感,能夠增強對下一步挑戰的信心。除此之外,使用這種"進度表"的好處,那就是能看出目標與實績之間的差距。早晨在決定工作程序時,雖然列下了今日工作的范圍,但是,有時卻無法達到這個范圍。到這時,如果有工作"進度表"的話,就能夠一眼看出完成了目標的幾個百分點。如果不會達到最后目標的話,又可以當成發現問題點的反省資料。目標只是驅使工作有效率進行的手段,并不一定非完全地完成不可。最重要的是——自己分析目標與實績之間的差距。如果沒有這個過程的話,無論到何時都不可能有進步。

                         11.只要意識到自己的時間浪費,工作的效率就會完全不同。 

                          一旦認為時間很充裕的話,往往就會毫不惋惜地使用它。工作方面亦是如此。如果認為今天做不完,明天再來,或者加班的話,效率就會一天比一天差。時間也有代價。如果不會在一定的時間內,賺得自己時間價值以上的東西的話,收入將會為負值。正因為如此,時常存有自己時間價值的意識判斷。如此,想提高生產積極性的意識就會發生作用,自然就能夠很有效率地進行工作。不僅散漫的習慣會消失,而且又能夠激發產生提高工作效率的構想。當大學畢業,進入國際性會計事務所上班時,才對時間的價值有了強烈的意識。這家會計事務所的主要業務有會計監查、稅務,和財政問題等。幾乎所有的經費都屬于人的費用。因此,制訂收費標準時,都以時間做為準則。因此,不會把時間有意義、有效率地使用的話,報酬可能少于花費。正因為看到企業界嚴酷的現實,因此才有了"時間并非免費"的意識。一直到今天,雖然已擁有自己的事務所,但是仍然活用這寶貴的經驗,時時想著時間的價值。或許對于事務人員來說,欲利用有形之物,比較生產性與時間價值間的平衡,似乎有一點困難。然而,只要從工資、年薪、加班費等的金額,算出自己一個小時有多少"代價"時,你對時間的意識就會大幅度的改變。     

                          12.完成一件工作之后,盡早地寫下解決問題的訣竅。 

                          不管如何辛苦,一旦完成了一件工作,絕大多數人都會滿足于結果,而很少去注意其過程。其實,這種態度是不對的,也可以說非常可惜。越是重復出現錯誤的工作,越能得到新的竅門和反省問題。如果把這種貴重的"副產品"忽略掉,它就會被趕到意識的角落。遇到下次又得做同樣的工作時,就得重頭再來。     

                          因此,在做完一件事以后,一定要以備忘錄的方式,把跟下一次工作有關的新發現,反省的事項記錄下來。如此,把眼睛能看到的“東西”記錄下來,下次就不至于犯同樣的錯誤,也不會在同一個地方浪費時間,就算是委托他人,也可以很有效率地進行。 

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